Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo es importante porque integra una serie de funciones que le dan a la empresa la estructura y el impulso necesarios para conseguir sus objetivos, además, brinda el soporte para su estabilidad y su crecimiento a futuro, sin olvidar que reduce la incertidumbre e incrementa sus posibilidades de éxito.
El proceso administrativo empresarial tiene como finalidad marcar la pauta dentro de tu organización, con el fin de establecer el rumbo de cómo se conducirá la empresa. Para ello se tienen que definir los lineamientos que permitan evitar que toda la estructura de la compañía dedique tiempo y esfuerzo en actividades que no son productivas en términos de rentabilidad.
La implementación de este tipo de procesos agiliza todas las etapas administrativas de una empresa para realizarlas en el menor tiempo posible, con la mejor calidad y eficacia a través de la tecnología.
Por ejemplo, a través de este proceso se pueden agilizar flujos de trabajo como la facturación y cobranza, sobre todo cuando se gestionan varios proyectos o clientes. Funcionan muy bien para mantener un registro sobre las horas laboradas de cada uno de tus colaboradores, lo que te permitirá realizar mediciones de la productividad y del rendimiento de tu compañía.
Estos ayudan a que tus directivos, administradores o gerentes puedan realizar debidamente su trabajo y con mayor productividad, al ofrecerles información medible y confiable sobre el grado de cumplimientos de las metas trazadas dentro del proceso administrativo y cómo estas se reflejan en términos de competitividad para tu empresa.
Los procesos administrativos cumplen un papel relevante en la dirección de una compañía, ya que marcarán los lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos establecidos por la dirección en un periodo determinado. Además de que se tendrán los elementos para una mejor toma de decisiones.
Esto permitirá a tu organización dictar un rumbo y medir el grado de eficiencia alcanzado respecto a tus metas. Esto significa una reducción en los recursos consumidos, al redistribuir esos ahorros para implementarlos en alguna otra área de la compañía que necesite tu atención y evitando gastos superfluos.
Asimismo, al contar con un plan estructurado, tu empresa podrá disponer en todo momento de una planificación a futuro, toda vez que al considerar los posibles escenarios se encontrarán ya estipuladas las acciones a seguir en corto, mediano o largo plazo.
En muchos de los casos también supone un incremento en la productividad, ya que mejora la coordinación entre los miembros de tu equipo de trabajo, evitando que aparezcan sucesos que rompan los esquemas directivos. Por ende, reducirá el número de medidas improvisadas que se puedan establecer y redunden en la toma de decisiones incorrectas para el funcionamiento de la empresa.
Mira este video que te ayudara a comprender mas el tema: https://youtu.be/eE78r9an_CA
Planeación
Antes de empezar cualquier proceso es necesario saber a dónde se quiere llegar, esto es lo que se define durante la fase de planeación: fijar el curso concreto de acción, estableciendo los principios, los recursos necesarios, la secuencia de operaciones y la determinación de tiempos.
En el proceso de planeación se siguen los siguientes pasos:
- -Investigación del entorno y competencia
- -Investigación interna
- -Planeamiento de estrategias, políticas y propósitos
- -Acciones para el corto, mediano y largo plazo.
Como menciona Víctor Plaza, el planeamiento tiene 2 etapas:
-Estratégico: determina a dónde se quiere ir.
-Operativo: Comprende planes más específicos que corresponden a cada una de las áreas de la empresa y se subordinan a los planes estratégicos. Generalmente estas acciones están presupuestadas.
Podemos concluir que la planeación es un proceso de proyección al futuro que se inicia desde la generación de ideas, diseño de objetivos, metas, estrategias, políticas y programas, hasta los procedimientos.
Organización
Luego de que se tienen los objetivos definidos, es momento de preguntarse: ¿Cuál será la división del trabajo?, ¿Cuáles son las competencias que tiene cada persona y área para realizar las funciones?
La organización es el grupo de reglas, cargos y comportamientos que deben de seguir todas las personas dentro de la empresa. El propósito es coordinar todos los recursos ya sean humanos, materiales o financieros.
Es muy importante la relación que se establece entre los recursos humanos y los recursos económicos que designe la empresa para alcanzar los objetivos definidos en la fase de planeación.
La fase de organización requiere que se implemente una estructura de funciones y determinación de actividades para cada departamento de la empresa. Requiere también de delegación de autoridad y coordinación horizontal y vertical dentro de la empresa.
Dirección
La dirección es también esencial. La persona que dirige una organización debe cumplir dos aspectos: la armonía y el equilibrio en un equipo, ya que en esta fase se involucran el liderazgo, la comunicación, la motivación y las necesidades.
La fase de dirección comprende la ejecución de los planes ya asignados a un equipo. Y esta depende de la influencia del jefe y de su motivación, comunicación y supervisión a su equipo para que este logre los objetivos. En conclusión, es poner en acción a los recursos humanos.
La dirección tiene los siguientes elementos para el logro de objetivos:
- -Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
- -Motivación.
- -Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
- -Comunicación
- -Supervisión.
- -Lograr las metas de la organización.
Control
No se puede alcanzar los objetivos sin un plan, y para que el plan funcione es necesario el control. Este ayuda a verificar el avance de las acciones a través de indicadores, medidas y resultados. Y esto le sirve a la organización de forma permanente, ya que así podemos saber cómo estamos avanzando en el proceso administrativo.
El control mide el desempeño en relación a las metas para así detectar las desviaciones negativas o estancamientos. Plantea también las correcciones necesarias para poder cumplir con los planes.
Algunos de los instrumentos de control son los presupuestos para gastos controlables, los registros de inspección y los indicadores.
Este video explica las funciones: https://youtu.be/yetmjkn-A-c
